図面管理システムの導入メリットと効果的な選び方を解説

―　はじめに

―　図面管理システムの導入メリット

• 図面の一元管理で必要な情報を迅速に検索：図面管理システムに組み込まれた高度な検索機能は、キーワードやカテゴリーを使って必要な情報を迅速に見つけ出すことができます。関連する技術資料や補足情報も参照できるため全体像を把握しやすくします。
• 図面共有の効率化でチーム間のコラボレーション強化：図面管理システムを通じて部署間や関係各社と図面データを共有することで、物理的な距離を超えたコラボレーションが実現します。また、必要な情報をリアルタイムで共有することもでき、スケジュールの遵守等が図られ、プロジェクト全体の効率が向上します。
• バージョン管理によるエラーの減少：図面管理システムによるバージョン管理機能は、図面の更新履歴を正確に把握し、どの時点でどの変更が加えられたか等を追跡できます。これにより、作業の精度と品質管理が向上します。
• セキュリティの強化：図面データは企業の機密情報や法的に保護される重要なデータです。図面管理システムは部門や拠点ごとにデータのアクセスを制御し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることもできます。

―　図面管理システムの導入前に注意すべき点

• 現状の業務プロセスを分析する：現在の図面管理業務を詳細に分析し、図面管理システムを導入すればどの部分が最も効率化できるかを明確にしましょう。
• 必要な機能を整理する：図面管理システムは高性能な機能が備わっています。自社の業務に本当に必要な機能を洗い出し、優先順位をつけて整理しましょう。例えば、バージョン管理、検索機能、共有機能など、実際の業務において何が必要な機能かを確認します。
• 導入計画を立てる：導入スケジュール、予算、人員配置などを詳細に洗い出し、スムーズな導入を目指します。リスク管理やトラブル対応のために余裕を持たせた計画を策定し、全体の流れを把握します。
• データ保存先の選定：将来的な図面データの増加を見据え、適切なデータ保存先を決定します。ファイルサーバーの性能や容量を確保するほか、外部とのデータ共有方法も検討し、情報の安全性と効率化を両立させましょう。
• 導入後の運用方法を検討する：システムの本格運用に向けて、事前に運用方法を検討します。ユーザーのトレーニング、運用マニュアルの作成、障害対策などを整備し、安定した運用方法と計画を立てましょう。

―　図面管理システムの導入後に注意すべき点

• システム利用方法のトレーニング：新しい図面管理システムの導入後、システムを使った業務が円滑に行われるためには、利用者に対する適切なトレーニングが欠かせません。画面操作やシステムの基本的な機能、業務プロセスの流れを確認するトレーニングが必要です。
• 運用マニュアルの作成：システムの運用を効果的に行うためには、明確な運用マニュアルが不可欠です。運用マニュアルには、システムの利用方法や操作手順、トラブルシューティングのガイドラインなどを記載しましょう。
• 運用担当者の決定：システムの運用担当者を事前に決定することも重要です。担当者はシステムの日常的な運用管理を担い、利用者からの問い合わせやトラブルに対応します。運用担当者が明確に決まっていれば、問題発生時に迅速な対応が可能となり、全体の運用効率が向上します。
• 障害対応と保守方法の検討：システム導入後は、障害やトラブルに対する迅速な対応が求められます。事前に障害対応と保守方法を検討し、運用マニュアルに盛り込むことが重要です。適切な保守方法を整理することで、システムの安定性と信頼性を確保し、業務の中断を最小限に抑えることが可能です。

―　導入コストの考慮も重要

• ランニングコストの見積もり：システムを導入した後にかかるランニングコストも見逃せません。これには、システムの運用だけでなくメンテナンスに必要な人件費、定期的なアップデート、トレーニング費用などが含まれます。
• 現状の課題とコストバランス：システム導入を検討する際には、現状の業務課題と導入コストをバランス良く考慮することが必要です。低コストで導入できるシステムもありますが、その場合、機能や性能が不足している可能性もあります。逆に高機能なシステムはコストが高くなる一方でオーバースペックとなる場合もあります。企業の業務ニーズに合致しているかどうかを正確に見極めましょう。

―　図面管理システム選定時のポイント

• 提供形態：図面管理システムの提供形態には、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型はインターネット経由で場所を選ばず図面データにアクセスできます。初期投資を抑えられるというメリットもありますが、データのセキュリティやプライバシーに対する懸念がある場合は、提供元のセキュリティ対策を確認しましょう。一方、自社のサーバーにシステムを導入するオンプレミス型は、セキュリティ管理やカスタマイズ性が高いという特徴があります。特に機密性が高いデータを扱う場合や既存のシステムとの統合が必要な場合に適しています。ただし、保守、運用コストが大きくなる可能性を考慮する必要があります。
• セキュリティ機能：図面管理システムにおけるセキュリティ機能は、情報資産の保護において極めて重要です。システム導入前には、データの認証、認可方法、暗号化、アクセス制御の仕組み、定期的なバックアップといった機能が十分に備わっているかを確認することが重要です。特に法規制や業界のコンプライアンス要件に適合しているかどうかも見極める必要があります。
• 図面検索機能の精度と柔軟性：図面管理システムに実装される検索機能が、図面番号やキーワード、全文検索など高精度に検索できるかどうかを確認しましょう。
• カスタマイズの可否と拡張性：企業のニーズに応じて図面管理システムをカスタマイズできるかどうかも重要なポイントです。CADや既存の業務システムとの連携が必要な場合、カスタマイズ性が高いことで導入後のシームレスな運用が可能になります。また、将来的な業務拡張や新しい要件にも対応できる拡張性の高さも評価すべきポイントになります。
• 使いやすさ：最後に、システムの使いやすさが実際の業務の効率化に影響します。直感的に操作しやすいインターフェースやユーザーフレンドリーな画面レイアウトが作業スタッフの生産性を向上させます。操作が煩雑である場合、意図せずエラーを誘発させる原因にもなりかねません。実際にシステムを試用し使いやすさを確認することが重要です。

―　まとめ