文書管理規定と図面管理規定の関係とは？
― はじめに
図面管理規定とは、企業が技術図面を効率的に管理するための基準です。この規定は図面の作成から廃棄までのプロセスを明確にし、品質や情報セキュリティを確保する役割を果たします。
本記事では、図面管理規定の重要性と適切な運用のポイントについて解説します。
― 図面管理規定とは？
図面管理規定は、企業が社内の図面を適切に管理するために策定されるもので、その規定に則り運用されます。一般的に図面管理規定に定められている項目として、図面の作成、授受、伝達、共有、審査、承認、改訂、廃棄などが挙げられます。
― 文書管理規定との違い
図面管理規程と似たような概念として文書管理規程があります。図面管理規定と文書管理規定は、企業が社内の情報を適切に管理するために定めた規定ですが、その対象となる情報が異なります。
文書管理規定は、企業活動に関連するあらゆる文書（報告書、契約書、メールなど）の管理に関する基本的な方針や原則を示しています。これに対して、図面管理規定は、特に技術文書の一部である図面の作成、管理、保管に関する方針を定めています。
文書管理規定は企業全体の文書管理の枠組みであり、情報の整理、保存、アクセスの方法について指針を示します。一方、図面管理規定は技術図面に焦点を当て、設計プロセスにおける図面の重要性とそれらの管理方法について規定しています。
― 図面管理規程の適切な運用が重要
図面管理規程が適切に運用できていない場合、更新や承認の遅れ、最新図面の判別ができない、見たい図面へのアクセスが困難、情報漏洩のリスク増加などが挙げられます。
-
図面の管理や特定が困難：図面に一意の番号が付与されていない場合、図面の特定や管理が困難になります。
-
プロジェクトの進行が円滑に進まない：更新や承認依頼が関係者に通知されないと、プロジェクトの進行が遅れる可能性があります。情報の欠落や誤解が生じ、コミュニケーションの不足が問題を引き起こすことがあります。
-
審査や承認が遅れる：図面の審査や承認プロセスが明確でない場合、誤ったバージョンの図面が使用され、承認が遅れる要因になります。
-
最新図面が判別できない：図面の変更履歴が適切に記録されていないと、どの図面が最新であるかが判別できず、古い図面を使用してしまうことで、図面情報の整合性を欠くといった問題が生じる可能性があります。
-
図面の検索に時間がかかる：図面の保存場所や命名規則が統一されていない場合、必要な図面へのアクセスが出来ず、設計変更の把握や問題解決が遅れる可能性があります。
-
情報漏洩のリスクが高まる：図面や文書が適切に管理されていないと、情報漏洩のリスクが高まる可能性があります。
これらの課題を解決するためには、図面管理規程を適切に運用し、必要に応じて文書管理システムを導入することが有効です。
― 図面管理規定から求められる文書管理システムとは？
文書管理システムは、企業が規定に基づいて情報を効果的に管理するために、企業内の文書をデジタル化し、その全体を一元管理するシステムです。主な特徴は、文書の電子化と保存、全文検索機能による効率的な図面へのアクセス、アクセス権限の付与といったセキュリティ機能の強化、バージョン管理、外部システムとの連携が挙げられます。
一方、図面管理規定から求められる文書管理システムとは、図面の作成から廃棄までの過程で規定に沿った方針の実現をサポートします。具体的には図面管理規定の項目ごとに、採番機能や属性情報の記録、通知機能、アクセス権制御、ワークフロー管理、履歴管理、検索機能、有効期限設定、レンディション機能、削除機能などの機能が求められます。
【図面の作成と授受管理】
-
採番機能：図面や関連文書に一意の識別番号を付与し、管理を容易にします。
-
属性情報の記録：図面に関連する属性情報（例：プロジェクト名、作成者、作成日時）を記録・管理します。
【伝達と共有】
-
通知機能：図面や関連する重要な情報の更新や承認依頼を関係者に通知する機能です。
-
アクセス権制御機能：機密性の高い図面や情報に対して、アクセス権の管理を行います。
【図面の審査と承認】
-
ワークフロー機能：図面や設計文書の審査・承認プロセスを管理し、進捗を可視化します。
【図面の改訂管理】
-
履歴管理：図面や文書の変更履歴を管理し、新しい図面と古い図面の棲み分けができるようにします。
【検索と保存】
-
検索機能：図面にすばやくアクセスするための属性検索、全文検索などがあります。
-
有効期限機能：特定の期間や条件に基づいて図面や文書の有効期限を設定します。
【図面の管理】
-
レンディション機能：同じ内容を表す複数の異なる形式のファイルを束ねて管理する機能です。
【廃棄】
-
削除機能：不要な図面や文書を安全に削除し、情報漏洩や無駄な保管を防止します。
― まとめ
図面管理規定と文書管理規定は、企業が情報を適切に管理するための重要な基準です。図面管理規定は技術図面の作成から廃棄までの全プロセスをカバーし、品質や情報セキュリティを確保することを目的としています。一方、文書管理規定は企業全体の文書を対象とし、報告書や契約書などの管理を包括的に行う指針です。
図面管理規定が適切に運用されていない場合、図面の一元管理や最新版の判別、迅速な検索が難しくなり、プロジェクトの進行に支障をきたす可能性があります。また、情報漏洩のリスクも高まります。これらの問題を解決するためには、図面管理規定に基づく文書管理システムの導入が効果的です。
文書管理システムは、文書の電子化と一元管理、全文検索機能、セキュリティ機能、バージョン管理、外部システムとの連携など、多くのメリットがあります。特に図面管理規定に従った文書管理システムは、採番機能、属性情報の記録、通知機能、アクセス権制御、ワークフロー管理、履歴管理、検索機能、有効期限設定、レンディション機能、削除機能といった機能を備えることで、図面を効果的に管理します。
企業が図面管理規定を適切に運用し、必要な機能が備わった文書管理システムを導入することで、情報管理の透明性と一貫性を確保し、業務効率を向上させることができます。
