― はじめに
図面の管理と共有は、プロジェクトの成功に不可欠な要素です。紙による伝統的な方法も依然として重要ですが、デジタル化が進む現代においては、その利点と課題を理解し、適切に活用することが求められます。
本記事では、紙と電子による図面共有の違いや課題、図面管理システムの活用について解説します。
― 紙による図面共有
紙の図面共有は、直接関係者に手渡しするか、内部郵送システムや郵便サービスを利用して送ることが一般的です。直接手渡しする場合は、確実に受け渡しが確認でき、図面内容に関して直接対面で説明できるという利点があります。
― 紙による図面共有の課題
紙による図面共有は、対面でのコミュニケーションや手渡しによる受け渡しの確実性が高いといった部分で利点がありますが、一方で情報のアクセシビリティ、編集の容易さ、検索性などといった点で課題が存在します。
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情報のアクセシビリティが低い：紙の図面は物理的な場所にアクセスが必要で、紙の図面を確認するためには、実際に図面が保管されている場所に行かなければなりません。
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編集が容易ではない：紙の図面は手書きの修正が必要となります。紙の図面に修正を加える際には、手書きで書き込む必要があり、その都度図面を再印刷する必要があります。
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可読性が低くなるケースもある：手書きで修正を加えることで、迅速に変更内容を記録できますが、手書きの誤字や書き込みが判読しづらい場合もあります。
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手間とコストがかかる：修正内容を反映した最新の図面などの再印刷や配布に時間とコストがかかります。
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検索性が低い：紙の図面は手作業での整理と索引管理が必要となり、図面を探す際はファイルキャビネットや収納スペースから手作業で探し出さなければなりません。
― 電子による図面共有
電子化された図面の共有には以下のようなメリットが存在します。
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関係者へ迅速に共有可能：クラウド上で管理された図面は、時間や場所を問わずにアクセスできる環境で管理され、物理的な移動なしで関係者全員に即座に伝達、共有することが可能です。これにより、情報伝達の遅延やミスを防ぎ、プロジェクト全体の効率化が図れます。
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共有する図面の管理が容易：電子化された図面の修正は、変更内容を関係者と即座に共有できます。修正履歴も自動的に記録されるため、誰がいつどのような修正を行ったかといったバージョン管理が容易となります。
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同時更新と確認が可能：クラウドストレージを活用すれば複数のユーザーが同時にアクセスしてリアルタイムで図面の更新状況を確認できるといった利点もあります。
― 電子による図面共有の注意点
図面を電子管理することで、部門間や企業間での図面共有が効率的に行えるようになる一方で、電子化にはいくつか注意すべき点もあります。図面を電子で共有するということは、図面の管理もクラウド上で行われることを意味します。その場合、情報漏洩に注意しなくてはなりません。また、図面の電子化には導入と運用コストがかかり、システムの取り扱いになれるまでに時間がかかるといった点も考慮しなくてはなりません。
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情報漏洩のリスク：電子化された図面は、ハッキングやウイルス感染により情報漏洩が発生するリスクがあります。身近なところでは、図面の送付先や共有先を間違えるといったケースもあるでしょう。そういったことを防ぐためにも、システムの取り扱い方法やアクセス権限の付与に関する理解等を深めるために教育を行うといったことが必要です。
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保存データの消失リスク：システム不備など、なにかの拍子にクラウド上で保存されたデータが消失してしまう可能性もあるでしょう。その場合、過去の図面や現在着手しているプロジェクトの図面などにアクセスできなくなり、業務に支障をきたすリスクも考えられます。このようなリスクを軽減するためにも、定期的なデータのバックアップを実施することが必要です。
― 図面管理システムの導入で図面共有をラクに
図面管理システムを活用することで、各図面の進捗状況の把握や図面共有といった部分で管理が容易となります。図面は種類や数が多く、どこに図面を保存しているか分からなくなる場合が多いですが、案件ごとやプロジェクトのステータスごとに整理されるため、検索性が向上し、見たい図面への迅速なアクセスが可能となります。また、データが一元的に管理されるため、部門を超えた情報共有も容易になり、業務効率の向上に寄与します。
― 図面管理システムを選ぶポイント
図面管理システムを選ぶ際には、クラウド型とオンプレミス型の選択、図面検索機能の精度、そしてセキュリティ機能の充実度が重要です。クラウド型は柔軟性があり、オンプレミス型はセキュリティやカスタマイズ性の高さが利点です。
また、大量のデータから素早く情報を取得できるか、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ機能が適切に整備されているかを確認しましょう。これらのポイントを考慮して、自社のニーズに最適な図面管理システムを選ぶことで、業務プロセスの効率化と品質向上が実現され、企業の競争力を強化できます。
― まとめ
紙の図面共有は物理的な移動や手書きの修正が主流ですが、情報のアクセシビリティや編集の容易さ、検索性の点で限界があります。一方、電子化された図面は物理的な移動が不要であり、修正や共有が迅速かつ効率的に行えますが、情報漏洩などの課題も存在します。図面管理システムの導入により、これらの課題を克服し、より効率的な業務進行が可能となるでしょう。