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図面管理の基礎知識

― はじめに

図面管理は、建築や製造業で使用される図面を効率的に整理、保存、共有するプロセスです。本記事では、図面管理の基礎的な知識について解説していきます。

 

― 図面管理とは

図面管理とは、製品の設計図面や建設図面、技術資料など、何らかの機能や構造を結果として表現した成果物(設計図)を一定のルールに従って管轄、取り仕切ることです。特に製造業や建設業では多くの図面を扱うため、品質管理の上でも適切な管理が求められます。

 

― 図面管理の目的

図面管理の主な目的は、業務の効率化と生産性の向上です。適切な図面管理を行うことは以下のような利点があります。
 
  • 効率的な業務遂行:図面の整理や保存が適切に行われることで、必要な図面にすばやくアクセスでき、設計や建築現場での作業時間を大幅に短縮することが可能です。
  • 設計ミスの防止:適切な図面管理は正確な図面のバージョン管理(履歴管理)も含まれ、古いバージョンの図面を使用してしまうなどの設計ミスを防ぎ、品質を確保することができます。
  • 情報共有の促進:図面は、部門間やクライアント、パートナー企業など各所で共有されるドキュメントであるため、適切な図面管理は各部門間、企業間での正確でスムーズな情報共有に繋がります。
  • 法規制の遵守:建設業では建築士法により一定の図書を15年間保存する義務があり、製造業においても製造物責任(PL)法への対応で10年間におよぶ図面データの保存が妥当となっている背景から、各種法対応の側面からも図面管理は重要な役割を担います。

 

― 図面管理における課題

図面管理に多く見られる課題として、図面の重複作成や最新図面の把握困難、検索機能の不十分、部門間の情報共有不足、外注先への誤送などが一般的に挙げられます。
 
  • 業務スペースの圧迫:紙ベースの図面管理は、保管に物理的なスペースが必要になり、保管コストがかかります。
  • 図面の破損や劣化:紙の図面は劣化や破損のリスクが高く、災害時には全てを失う可能性もあります。また、長期間保管しても劣化しない保存環境の維持が必要となります。
  • 図面の重複作成:適切に図面が管理されていない状況では、同じ図面を何枚も作成してしまうといった事象も発生し、作業にかかる時間とリソースの浪費につながります。
  • 最新図面の把握困難:図面のバージョン管理が不十分だと、最新の設計内容を把握できず、業務の正確性を欠くことになります。
  • 検索機能の不十分:図面の検索機能が不十分だと目的の図面を見つけられず、探索に多くの時間を要してしまい、業務の効率性を欠くことになります。
  • 部門間の情報共有不足:図面管理不足で生じる業務上での手間取りは、各部門間での情報共有不足に繋がり、業務の効率性と設計図面のクオリティを欠くことになります。
  • 外注先への誤送:ずさんな図面管理では、外注先に誤った図面を送付してしまう可能性もあり、施工や製造に支障をきたすことになります。

 

― 主な図面管理方法

図面管理の方法には、紙の図面をファイリングして保管する方法、CAD図面を社内サーバやクラウドに保管する方法、紙の図面をスキャンしてデジタルデータとして共有フォルダに保管する方法があります。
 
  • 紙の図面をファイリングして保管:紙の図面を整理してファイリングする一般的な管理方法です。紙の図面は保管スペースが必要であり、劣化のリスクもありますが、従来から広く利用されている方法です。
  • CAD図面を社内サーバなどの共有フォルダに保管:CADComputer-Aided Design)で作成された図面をデジタルデータとして保管する方法です。社内サーバやクラウドストレージを活用することで、複数の関係者が同時にアクセスできる利点があります。
  • 紙の図面をスキャンしてデータ化し、共有フォルダに保管:紙の図面をスキャナでデジタルデータ化し、共有フォルダに保管する方法です。この方法により、紙の図面も電子データとして管理できます。
  • 図面管理システムの活用:図面や関連する技術資料などをPCで一元管理するシステムです。紙で保管している図面も、CAD図面等にデータ化して管理、運用できます。このシステムにより、図面の検索、閲覧、更新が容易になります。また、紙の保管スペースを節約し、図面の劣化から保護する上で非常に有益です。

 

― 図面管理を効率化するポイント

電子化した図面の管理にはいくつかポイントがあります。
 
  • 図面ファイルの命名ルールを統一:特定の図面を迅速に特定し、必要な情報をすばやく見つけ出すうえで、適切な命名ルールを設定することが重要です。
  • 図面の属性ごとに共有フォルダを作成、整理:図面情報の整理とアクセスの容易化を図るうえで、図面をプロジェクトや種類別に整理し、それぞれの属性に応じたフォルダに保存することが重要です。
  • 図面の共有は社内と社外とで異なる方法を選択:社内では安全性と効率性を考慮し、ファイルサーバーを利用することで、部門間での共有をスムーズに行います。一方、社外との共有にはセキュリティを重視したクラウドストレージを活用することで、データの安全性を確保しつつ、安全で効果的な情報交換を実現します。

 

― まとめ

図面管理は、建築や製造業において不可欠な要素であり、プロジェクトの成功に直結する重要なプロセスとなります。効果的な図面管理を実現する手段の1つとして図面をデジタル化し管理することを紹介しました。検索性の向上により必要な図面へ迅速にアクセスできることや、図面共有がスムーズに行われることは、業務効率化を実現する上で非常に重要となります。
 
これらの取り組みは、組織の運営効率化と信頼性の向上に貢献し、持続可能な成長を支える重要な要素となります。図面管理の最適化は、今後のプロジェクト成功に向けた重要なステップとなることでしょう。